日本の生産性は低い！と最近多くのメディアで目にします。
僕も生産性については非常に関心があります。
そこで「ドイツ人はなぜ、1年に150日休んでも仕事が回るのか」という本を見つけたので読んでみました。
ドイツでは日本より働く時間が少ないのに生産性は高いのはなぜか？という内容がわかりやすくまとまっています。
ムダな会議のせいで生産性が上がらない！有給休暇がとりにくい！
と考えているあなたに絶対に伝えたい内容となります。
今回は、こちらの本にあった「こうしたほうがいいよ」という内容をまとめたので是非参考にしてほしい。
生産性を高めて有給休暇を取得するためにこれをしよう！
本書にあるルールの中で、「社内に展開したいもの」と「自分だけは実践したいもの」をまとめました。
絶対に社内展開したい3つのこと
まずは社内に展開したいルールからです。
会議を効率よく
- 会議はどんなに長くても1時間以内に
- 報告書や打ち合わせメモは簡潔に１枚以内に
ムダな会議はしない、が一番の解決策なのですがその実現にはかなりの壁があります。
なんとか無くそうと努力している方もいるかと思いますが、全ての立場の人間に理解してもらう必要があるのがムリゲーなんですよね。
ということで、最低限のルールとして最大時間を設ける・展開するための資料も最低限にする。
現実的ですし、これなら社内ルールとしてムリなく普及するはずです。
メールに割く時間を少なく
- メールの送り先は最小限に。CC禁止！
- 最優先仕事はOutlookをビジーに。
業務のうちかなりの割合をメール確認＆作成に割いている人は多いのではないでしょうか？
連休明けに会社に来たらメールが数百件も貯まっていた・・なんてことも日常茶飯事です。
その原因となっているのが、「関係は薄いけど一応CCに入れておこう」という安易なメールの拡散です。
送っている本人としては特に気にしていないと思われますが、これは悪しき習慣で、僕はこれを「責任の希薄化」と呼んでいます。
送るべき人は限定する。それにより社内全体のムダなメール確認もなくなるし、責任の所在がはっきりするので激しくおすすめします。
また、メールというよりOUTLOOKのスケジュールについてですが、どうしても集中してやりたい仕事があれば対応不可の状態を同僚に示しておくのは得策です。
顧客対応は環境づくりで解決
- 自分の権限で自分の責任で判断する
- 顧客問い合わせは24時間以内が理想
- 課全員がアクセスできる共有サーバーで管理
- サーバー内の管理はできる限り単純な規則に
- 担当が不在でも他の社員で対応できる体制
日本人が休みが取れない多くの理由が「同僚やお客さんに迷惑をかける」というもの。これは組織全体の仕組みづくりで解決する他ありません。
最近は社内のセキュリティも厳しくしている企業も多く、そのプロジェクトに関係のある人間しかアクセスさせないなどの体制もよく見られます。
しかしこれだと、属人化を促進させてしまいます。属人化は最も解決しなければならない悪しき習慣です。
特に多様性と流動性が増している昨今では（これからはもっと）誰かが不在だと困る、という状況は最小限にしなければいけません。
どのようなルールにすれば、どうすれば社内の誰かさえいれば素早い顧客対応ができるのか？をよく検討して組織づくりをする必要があります。
これどこかの企業がロールモデルになってコンサルとかしたら、大きいビジネスになりそう。
自分だけは実践したい2つのこと
続いて、社内展開は厳しいかもだけど、自分だけは実践するべきルールをまとめました。
自担当作業は集中力が勝負
- 重要な仕事は集中度が高い午前中に
- 特定の仕事中は電話に出ない体制にする
- 有給休暇は思い切って全部使い切る
仕事を短い時間で終わらせるには、定時内で効率よく進めていく他ありません。
そこで一番重要となってくるのがいかに集中力が高まった状態で仕事に取り組めるか？となります。
これは僕も実践しているので、とても共感できたのですが集中力というのは朝起きた状態が最も高いのです。
なので、高い集中力を必要とするものはかならず午前中にいれましょう。また、その際はスケジュールをビジーにして自分宛ての電話も出ないような環境にしましょう。
どうしても会議室などが取れない場合は、僕は出社せずに近くの喫茶店で作業する場合もあります。
そうして、仕事を効率よく片付けられれば、有給休暇を取ることができます。ここで重要なのは「誰にも気後れせずに堂々と取る」こと。
工夫して効率よく仕事を終わらせることができたのは、自分の成果があってこそです。その恩恵として有給休暇は全部使い切りましょう。
プライベートを豊かに
- 定期的に早く帰って仕事とは別の活動をする
- 週一で必ず運動を取り入れる
- 休暇中は会社のメールは読まない
有給休暇を取得した方が良い理由は、他でもありません。あなたの人生を豊かにするためです。
そのためには、仕事以外にも楽しんで活動する環境は不可欠です。会社とは環境が全く違うコミュニティに属してこそ広い視野を持てるのです。
定時に帰って別の環境に飛び込む習慣を持ちましょう。僕がオススメしたいのは運動をするサークルです。
運動はストレス発散にも有効ですし、健康増進にも大きく貢献します。
また、プライベート中は会社のメールを読まない、は徹底しましょう。ただでさえ、会社のことを頭から切り離すには時間がかかります。
休むときは徹底的に休む。これは業務への意欲につながるので仕事のためにも徹底しましょう。
まとめ
こういった生産性の話になると、多くは同調圧力による悪しき習慣が大きな要因を占めています。
大事なのは、個人が「これではダメだ」と少しづつ変えていくしかないんです。
誰かがやらないと誰もやらない。この日本人のクソ気質を令和では少しづつ変えていきませんか？
