新型コロナウイルスの影響により
多くの企業でリモートワークやリモート会議を推奨しています。
しかし、今まであまりSkypeなどのWEBを利用した会議をしてこなかった人もいらっしゃると思います。
そこで、地方在住でかなりの頻度でリモート会議をしてきた僕が、コツをまとめました。
是非とも参考にしていただき、快適なリモート会議を体験ください！
目次
リモート会議であるメリット
リモートなので感染症にかからない、というメリットは非常に大きいです。
ですが、新型コロナウイルスのようなケースは特殊です。
まずは、通常でのリモートであるメリットを今一度確認しておきましょう。
交通コストがかからない
やっぱり一番大きいのは交通コストですね。
「その場所に移動する」はとっても高コスト。
移動するための交通費はもちろん
移動する時間もバカにできません。
というかむしろ、人権費の方が高くなることが多いはずです。
空き時間の活用がしやすい
移動する時間がないということは、他にもメリットがあります。
スケジュールに30分も空きがあれば、会議を開催できるようになります。
いわゆるスキマ時間を有効に使うことが可能になります。
また、リアルタイム性があるのもとても有効です。
この課題が解決しないと先に進めない！
という状況でもすぐに対応可能になります。
多拠点で効果が発揮する
多くのプレイヤーを必要とする会議ではさらに活躍します。
東京と名古屋と福岡にいる人と簡単に繋がることができます。
これはリモート会議でないとできないことです。
また、同僚がそれぞれ自宅から全員参加もできます。
この効果は、リモートワークの真骨頂と言えます。
リモート会議のデメリット
逆にリモートであるがゆえのデメリットを挙げます。
伝達率が半減する
ビデオ通話であれば顔を見ることができます。
なんですが、少し解像度が低かったり
ちょっとした遅延が生じると
とたんに情報量が激減します。
やってみればわかることだと思いますが
音声のみが頼りなので、より多くの集中が必要です。
これらは、それなりの対策が必要です。
今回紹介するコツを参考にしてみてください。
通信切れリスク
もっとも厳しいのは、通信切れです。
電話ではほぼ問題ないかと思いますが
WEBであれば結構の頻度で発生します。
僕の推奨としては、あらかじめ代替できるようにすること。
基本的にはSkypeでやりますが、いざとなったら
こちらの電話番号に電話してください。
といった準備しておくとスムーズに復旧できます。
リモート会議8つのコツ
メリットとデメリットを整理したところで
リモート会議のコツについて8つご紹介します。
1.事前知識を徹底する
伝達率の半減を考えると、事前知識の共有は絶対不可欠です。
特にその日の目的（アジェンダ含め）は事前にはっきりさせておく。
- 何が課題で、何がゴールか
- そのために何を決定すればよいか
- 決定には誰が必要か
このあたりがあやふやだと、ほぼ失敗します。（当然ですね）
また、使用する資料があるならば事前に渡しておきましょう。
これはリモートだからというわけではないですがリモートではなおさら、事前準備が大切ということです。
2.絶対に個室にする
これはよく見られるので注意してほしい。
電話・WEB会議では必ず「個室でやる」を徹底してください。
会議室が空いてないので・・
と周りがざわざわしているところでやってしまうのをよく見ます。
これはリモート会議では最悪です。
音がクリアである、は必須条件であることは理解しよう。
逆に言うと、個室会議室はリモート会議を優先するべきです。
3.とにかく大きな声で
なぜかリモート会議になると、声が小さくなる人がいます。
おそらく慣れの問題もあるとは思うけど、絶対に大きな声にしよう。
相手の顔・目が見えない状況では「声のみの情報」が頼りです。
個室会議室と同様、ここが聞こえずらくなるリスクは極力下げましょう。
もし、相手側が大きすぎると感じれば相手側でボリュームを下げればいいだけです。
必要以上にはっきりと大きな声で、を心がけよう。
4.状況を事前に共有
マナーとして、開始時にはこれらは必ず伝えましょう。
- 参加者は誰がいるか
- その人は何のためにいるか
たまにこれを伝えずに始めてしまう人がいますが、それはダメ。
オフラインでは必要がないですが、見えない状況ではこの情報は必須になる。
「何のために」というのはその人は何の担当なのかはっきりさせるためです。
「開発担当の～」「品質管理の～」くらいでいいです。
名刺交換できないからこそ、このマナーはしっかり守りましょう。
5.必ず画面共有する
使用する資料を事前展開しよう、とは言いました。
しかし、それでもなお画面の共有はやるべきと僕は考えています。
〇〇ページのこちらの件ですが、、
といった進め方もできますが、共有できるならできるだけやる。
その場合、セカンドモニタを使うようにした方がいいです。
画面共有画面と自作業画面を分けることで効率が上がりますから。
6.マイクON/OFFを活用する
ここからはリモートならではのコツを。
マイクのON/OFFを切り替えられるのはリモートならではです。
この話しは先方に聞かれたくないな・・
という内容はマイクをOFFにして話せるのはとても効率的です。
使ってみると、この機能のためにリモート会議にした方がいいかも？
と思えるほど便利なので是非使ってみてほしい。
ちなみに、外部スピーカーに切り替えスイッチがあるとすごく使いやすい。
7.チャットを活用して情報共有
オフライン会議ではホワイトボードをよく使うと思う。
これが使えないのは結構デメリットになると思う。
そこで、チャットを上手く活用することをお勧めします。
例えば、相手とのチャット部分に課題点や決定点をリアルタイムに書き込んでいく。
会議の流れがわかりやすくなるし、最終的にはそれが議事録にもなる。
先方にも「この人はデキるな・・」と思われるかもしれません(笑)
8.専用マイクスピーカーを使う
最後はすごくシンプルです。
必ず専用のマイクスピーカーを使うことをお勧めします。
今のノートPCはほとんどマイクが付いてます。
ですが、その性能はイマイチなものばかり。
専用のマイクスピーカーを使うことで、使い心地がガラリと変わります。
それなりの価格はしますが、その体験の差はすぐに取り返せるはず。
僕のおすすめはこちら。小さいし音がクリア。Bluetooth接続も可能！
安価なものであればAnkerからも発売されてます。モバイルバッテリーにもなる優れもの。
まとめ
リモートでの会議についてコツを挙げてみました。
これから日本でも、どんどんリモートワークの流れは加速するはずです。
今のうちに、どうすればより快適にWEB会議ができるのか？
を理解するために、積極的に利用していきましょう！
働き方改革は、いかに自分の時間を大切にできるかです。
テクノロジーで時間削減ができるところは、どんどん活用するべし！
