【リモートワーク必須ツール】Teamsを使いこなす9つのコツ【在宅勤務など】

Teams を スムーズに活用できる 9つのコツ
みなさん、リモートワークしてますか?

している人もしていない人も、今の時代に
コミュニケーションツールは欠かせません!

 

チャットツールは何を使ってますか?

Slack? Teams? chatwork?

 

いろんな企業があると思うけど、
日本ではOfficeを使っている企業が多い。

なので、多くの企業で「Teams」が
適しているのではないかと僕は考えてます。

なので、今回はいつもTeamsを使い倒している
僕が「使いこなすコツ」を伝授いたします

ほとんどのチャットツールで共通してるので
その他派の人も是非参考にしてほしい!



1.メンションすること

新スレッド投稿は必ず誰宛なのかを
明確にしましょう。

基本的にはメンションがないと
通知がされません。

そもそも、誰宛なのかわからない
投稿はNGです。

これは投稿者の責任と考えましょう。

 

また、チーム全体通知もできます。
(@team名称を指定する)

ただし、これは周知の必要がある時のみ
としましょう。

不要な通知をさせない。

これを全員で徹底することが
効率化のカギとなります。

補足
メンションに~さんなどの名称は禁止です。
効率化が唯一の正義と考えましょう。

 

2.「いいね」を積極的に使う

スレッド方式はさくさくとやりとりできます。

メールとの比較で一番のメリットはここです。

であれば、できるだけ「最短」で済ませる工夫をするべきだと考えてます。

 

そこで、「いいね」の活用を推奨します。

どんなやりとりでも、「了解」という意図の締め言葉が必要になると思う。

そこで、最後の投稿にいいねします。

いいねのメリット

  • 文字入力しなくていい
  • ムダにスレッドが伸びない
  • 特に複数人の場合は超有効

積極的に使うようにメンバに広めましょう。

 

3.空気を読ませない配慮

文字でのやりとりで注意するべきことは
空気を読ませない」配慮をすることです。

多くを言わずとも共感しあえるのは
日本人の良いところでもあります。

しかし、チャットではそれはご法度。

なぜなら取り違えが発生した時に
リアルのように改修しにくいからだ。

誰でもわかるように、あえて言葉にする
いわゆるローコンテキストを意識しましょう。

 

4.絵文字をバカにしない

空気を読むのが難しいチャットならではの技。

それは、絵文字を活用することです。

使ってみるとわかりますが、絵文字だけで
案外と感情が乗っかるものです。

 

日本では実は古くから使われていますが
ビジネス用途ではほぼ使われてません。

多くの人にとって、仕事で絵文字を使うのを
違和感を覚えるようです。

  • リーダーが積極的に使う
  • メンバーに使うように促す

など工夫をしてみてほしい。


5.Wikiタブの活用

標準でWikiタブというのがあります。
wiki

投稿に埋もれたら困る情報は積極的に
ここに書いていくようにルール決めします。

例えば、スケジュールとかですね。
後から入ったメンバーにも共有できます。

 

「とりあえずWiki見ておいてね!」

 

新しいメンバをチームに入れた時に
これだけで済むと、本当に楽です。

 

Plannerのような高機能なものもありますが
まずはシンプルなWikiを使いましょう。

複雑な表などは素直にExcelファイルの共有
とかが向いていると思います。

 

6.長文にしない

長文はなるべくしないようにしましょう。

本当にすごく基本的なことですがとても大事。

やりとりをシンプルにする
これだけで、コミュニケーションが
本当にスムーズになります。

チャットの良いところは
リアルタイムでのやりとりです。

長文で1往復をするより
短文で5往復しよう。

その方が、かえって速い場合がおおいです。

 

メールでも長文にしない意識はすると思う。

それはチャットでも同じです!

いかに短文で相手に伝えることができるか?

常に考えながら文章を投稿していきましょう。

 

7.デスクトップOfficeで開く

Teamsならではのコツなりますが
TeamsではOffice連携もスムーズです。

例えば、ExcelをTeams内に配置しておくと
メンバ全員でリアルタイムに共同作業できる。

この時注意してほしいことがあります。

オンラインではなくデスクトップアプリで
アプリ起動する
ようにしましょう!

これで作業はダントツやりやすくなります。

もちろんOffice365やボリュームライセンス
を保持していることが前提となりますが

これは初めから全メンバに共有しましょう。

 

8.メッセージ保存でアーカイブ

チームやチャネルをたくさん作って
多くのメンバと運営していくと
やがて多くのメッセージが飛んできます。

メールを未読にしておくように
「これは後で対応しよう!」となった時に
メッセージ保存を活用しましょう。

一応未読とする方法もありますが、
これは結構使いにくいです。

 

保存はとても簡単。

保存したいメッセージの「その他の操作」

1

「このメッセージを保存する」をクリック

2

参照方法は「アカウント→保存済み」です。

3

これで、忘れてしまうことがなくなるので
安心して後回しにできますね!

 

9.スマホアプリを入れよう

最後はTeamsの使い方というより
スマホアプリがいいよ!というTipsです。

僕はiPhoneに入れて利用していますが
よくできていると感じます。

片手でさっと確認して、即返信できます。

ExcelなどのOfficeアプリでも開くことが
できるのも流石Microsoftですね。

特に出張中など、PCを開けない場面では大活躍しますよ!


まとめ

とても基本的な内容だったと思います。

しかし、ちょっとしたコツでグッと
使いやすくなること確実な内容のはず。

突然のリモートワーク推奨の流れで
いまいちツールを使いこなせていない
方にお役に立てれば幸いです。

ツールを使いこなして快適な仕事ライフを!

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2020.03.03